AIで議事録作成を10分に短縮する方法

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会議が終わったあとに「議事録を書く時間がない」「書いても正確かどうか不安」という悩みを抱えているPMは多いです。1時間の会議のために30〜60分かけて議事録を書くのは非効率であり、しかも記憶が薄れた状態で書くため精度も下がります。

AIを活用すれば、この作業を10分程度に短縮できます。

この記事の結論 AIを使えば議事録作成を10分に短縮できる。①メモ・文字起こしを準備する、②ChatGPTにプロンプトで整形を依頼する、③5点を確認して配布する——この3ステップが基本。「AIで下書き・人間が確認」という役割分担が精度と効率を両立させる鍵。

基本の流れ：3ステップで議事録を作る

AIを使った議事録作成は、次の3ステップです。

① 会議のメモ・録音文字起こしを用意する
② ChatGPTにプロンプトで整形・要約を依頼する
③ 内容を確認・修正して配布する

AIが代替するのは「整形・要約・構造化」の部分です。事実確認と最終チェックは人間が行います。

ステップ①：入力素材を準備する

AIへの入力として使えるものは主に3種類です。

A. 手書き・テキストメモ

会議中に取ったメモをそのまま貼り付けます。箇条書きでも、殴り書きのような文でもかまいません。

B. 自動文字起こしテキスト

Zoomの自動文字起こし機能、Google MeetのTranscript機能、またはWhisper（無料の文字起こしAI）を使って音声をテキスト化します。

Whisperを使う場合のポイント：

無料で使える（OpenAIのAPIキーが必要）
日本語の認識精度が高い
30分の音声を2〜3分でテキスト化できる

C. 自動文字起こし＋メモの組み合わせ

最も精度が高いのはこの方法です。文字起こしに「〇〇が決定」「△△は持ち越し」などの重要メモを手作業で加えてからAIに渡します。

ステップ②：ChatGPTへのプロンプト

基本プロンプト

以下は会議のメモ（または文字起こし）です。
これをもとに、以下の形式で議事録を作成してください。

【議事録の形式】
■ 会議名：
■ 日時：
■ 参加者：
■ 決定事項（箇条書き）：
■ 議論の概要（主要論点ごとにまとめる）：
■ 未決定事項・次回持ち越し：
■ アクションアイテム（担当者・期限つき）：

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【メモ・文字起こし】
[ここにメモや文字起こしを貼り付ける]

プロジェクト定例向けプロンプト

以下は週次プロジェクト定例会議のメモです。
PMが参加者に共有するための議事録を作成してください。

条件：
- 決定事項は「〇〇について、〇〇と決定した」という形式で記載する
- アクションアイテムは必ず担当者と期限を明記する
- 未決定事項は「次回までに〇〇が検討する」と記載する
- 全体で400字以内に収める（詳細は各セクションに記載）

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【メモ】
[ここにメモを貼り付ける]

文字起こしテキスト向けプロンプト（長文対応）

以下はZoomの自動文字起こしです。
内容を整理し、プロジェクトの議事録として使えるよう要約してください。

整理のルール：
1. 話し言葉を書き言葉に変換する
2. 重複・脱線・雑談は省略する
3. 決定事項・未決定事項・アクションアイテムを明確に分ける
4. 発言者を特定できる場合は「（田中）」のように記載する

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【文字起こし】
[ここに文字起こしテキストを貼り付ける]

ステップ③：確認すべき5つのポイント

AIが生成した議事録は、必ず次の5点を確認してから配布します。

1. 決定事項の正確性

「決定した」とAIが判断した内容が、本当に合意されたことかを確認します。「検討する」と「決定した」の違いは文脈判断が難しいため、AIが混同することがあります。

2. 数値・固有名詞の正確性

日程・金額・製品名・人名などの数値や固有名詞は、元のメモと照合して確認します。文字起こしの誤認識（「3月」→「さんがつ」のようなもの）が混入していないかも確認します。

3. アクションアイテムの担当者と期限

担当者が正しく割り当てられているか、期限が明示されているかを確認します。期限が「次回まで」のような曖昧な表現の場合は、日付に変換します。

4. 機密情報が含まれていないか

議事録を外部のAIサービス（ChatGPT等）に送る前に、個人情報・未公開の財務情報・取引先の機密情報が含まれていないか確認します。機密が多い場合は、社内ツール（Microsoft Copilot等）を使うか、情報を匿名化してから送ります。

5. 全員が読んで共通認識を持てるか

議事録を読んで参加していなかった人が内容を理解できるか、という視点で見直します。「例の件」「前回の話」のような指示語が残っていないか確認します。

機密情報の取り扱いに関する注意

ChatGPTなどの外部AIに議事録の素材を送る際は、以下の情報を含めないよう注意が必要です。

未公開の財務情報（売上・利益・予算）
個人情報（氏名・連絡先・評価情報）
取引先との未公開契約情報
競合他社への対応戦略

対処法：

仮名化：「田中部長」→「部長A」に置き換えてから送る
社内AIツールを使う：Microsoft Copilot（Microsoft 365）やGemini for Google Workspaceは社内データとして扱われる
テンプレートのみAIで作成：フォーマットだけAIに作らせ、内容は手動で埋める

よくある質問

Q. 文字起こしが不正確な場合はどうする？

文字起こしの精度が低い場合（専門用語・人名の誤認識など）は、ChatGPTに「以下の文字起こしには誤りが含まれている可能性があります。文脈から判断して、おかしな部分は[不明]と記載してください」と指示します。

Q. 1時間以上の長い会議の場合は？

ChatGPTには1回の入力に文字数制限があります（無料版は短め）。長い文字起こしは以下のように分割します：

これは長い会議の文字起こしの前半部分です。
後半も続けて送るので、まず前半の要点をまとめてください。
[前半の文字起こし]

Q. 毎回プロンプトを書くのが手間

プロジェクトごとのテンプレートプロンプトを作っておき、毎回コピペで使います。ChatGPTの「GPTs（カスタムGPT）」機能を使えば、プロンプトを設定として保存しておくことができます。

今日から始める議事録効率化の手順

次の会議で、音声録音またはZoom文字起こし機能をオンにする
上記の「基本プロンプト」をコピーしてメモしておく
会議終了後、5分以内に文字起こし＋メモをプロンプトに貼り付けてChatGPTに送る
出力を確認・修正し、30分以内に参加者に共有する

「AIに全部任せる」のではなく、「AIで下書きを作り、人間が確認する」という使い方が、精度と効率を両立させる鍵です。

まとめ

議事録作成は3ステップ：素材の準備 → プロンプトで生成 → 5点確認して配布
確認すべき5点：決定事項の正確性・数値と固有名詞・担当者と期限・機密情報・読んで理解できるか
機密情報は入力しない：個人情報・未公開財務情報は仮名化するか社内AIツールを使う
AIに全部任せない：下書きはAIが作り、最終確認と判断は必ず人間が行う

会議後すぐに処理することで、記憶が新鮮なうちに正確な議事録を共有できる。それがAI活用の最大のメリットです。